¿Quieres lograr el éxito en tus proyectos de manera ágil y eficaz? Te damos las claves

Todo aquel que ha trabajado como Project Management sabe que no hay dos proyectos iguales, que todo aquello que te ha podido valer para conseguir que todo fluya correctamente y a estar 100% alineado con tus interlocutores, en otro, necesitas adaptarlo completamente.
Por ello, nos gustaría compartir contigo cinco puntos que tendrás que cuidar para que el proceso sea lo más ágil y eficiente posible.

1: Proceso de construcción de relaciones:

Posiblemente la mayor parte del tiempo de un Project Manager se centre en la comunicación con personas (equipo, responsables de área, clientes, proveedores…) y por lo tanto, la habilidad para entender y conectar con cada uno de estos interlocutores, afecta directamente a que la base del proyecto sea lo más sólida posible.
Para ello, un ejercicio en el que puedes apoyarte para construir estos puentes de información entre los diferentes stakeholders es:

Identifica conectores: estos puntos de contacto son aquellos que ayudan a que la información sea transmitida y percibida de una forma entendible y en un contexto adecuado para ambas partes.

Una forma de identificar estos conectores es la escucha activa. No olvidemos que gestionamos proyectos, pero trabajamos con personas y al final, en la mayoría de los casos, la empatía es el mejor conector que puedes utilizar.

Identifica bloqueadores: estos puntos de contacto son aquellos que pueden motivar un bloqueo, por ello, tendrás que anticiparte e identificarlos lo antes posible para evitar que acaben repercutiendo en el proyecto.

Un ejemplo de un bloqueador es pensar que el cliente tiene los mismos conocimientos técnicos que los expertos de cada área, por lo que los Projects Managers tendrán que identificarlo y modular la tecnicidad del discurso.

Identifica aceleradores: estos puntos de contacto son aquellos que debes detectar porque te ayudarán a escalar la relación con tu interlocutor.

Un ejemplo de acelerador es identificar qué necesidades tiene el cliente para hacer más fácil su día a día, aunque esto no esté en el alcance del proyecto. De esta forma crearemos un vínculo de confianza y simpatía.

Este primer punto te será de gran utilidad para ese proceso de adaptación de la comunicación dentro del proyecto.

2: Proceso de comunicación dentro de un proyecto:

Conectado directamente con el primero, este segundo punto está relacionado con aquellos canales de comunicación que vamos a utilizar dentro de un proyecto y que ayudarán a que la información fluya.

Un punto muy importante que debes tener en cuenta es seleccionar el canal de comunicación adecuado para cada momento del proyecto, ya que no será el mismo que puedes emplear para desatascar un bloqueo, que para enviar una propuesta o un entregable. Por ello, a continuación te dejamos algunos canales que puedes emplear en tu día a día:

E-mail: este será el canal en el que deberás tener centralizada toda la comunicación que se corresponde con grandes hitos del proyecto. Es la plataforma en la que quedará constancia del histórico de decisiones, documentación, propuestas que se han enviado en momentos concretos del proyecto.

Consejo: aprovecha los sistemas de etiquetado, así como la organización a la hora de construir los asuntos para poder garantizar que ese histórico sea lo más ordenado posible.

Canales de chat: existen varias opciones como Slack, Teams, Hangouts… Estos canales son muy útiles para agilizar ciertos procesos e incluso para solventar dudas y validar ideas. No obstante, no debes olvidar que todo aquello que sea relevante para el proyecto, deberás “oficializarlo” vía e-mail, tal y como hemos comentado.

Consejo: si el cliente ya dispone de una herramienta de chat, intenta integrarte a ella. Así será más fácil que te puedan incluir en el flujo de comunicación.

Videollamadas: tras la pandemia del COVID, se ha convertido en el mecanismo principal para las sesiones de un proyecto, tanto con equipo como para cliente.

Consejo: Intenta hacerlas lo más eficientes posibles para mantener el valor que aportan al poder conectar a diferentes stakeholders en diferentes lugares (para ello, un poco más adelante te daremos algunas recomendaciones que pueden ayudarte).

Reuniones presenciales: aunque las reuniones online se hayan consolidado en nuestro día a día, como comentábamos al principio del post, somos personas y la forma de conectar y transmitir la información no es igual en formato online que en el presencial.

Consejo:organiza Workshops periódicos con equipo y cliente aprovechando grandes hitos, como presentar resultados o formaciones internas sobre optimización de procesos.

Whatsapp / teléfono: Este es sin duda el canal de comunicación más controvertido dentro de la gestión. Si decides utilizarlo, deberás hacerlo con mucho cuidado y establecer correctamente los límites de uso para que el recurrir a ello no sea contraproducente.

Consejo: siempre que sea posible intenta derivar las conversaciones a canales profesionales como los que hemos mencionado anteriormente, evita facilitar números personales y establece límites en el horario.

3. Proceso de seguimiento del proyecto:

Si en los puntos anteriores hemos mencionado que la comunicación es importante, el tener el control del proyecto está al mismo nivel. El saber qué pasa y por qué, te ayudará no solo a evolucionarlo, sino también a poder ser lo suficientemente ágil para plantear soluciones si los resultados se desvían de la hoja de ruta que habéis planteado. Para ello, algunas herramientas y consejos en los que te puedes apoyar son:

Reporting: una vez que hayas definido el alcance y los KPIs del proyecto, es importante que puedas disponer de un documento de control que os ayude a visualizar tanto al equipo como al cliente lo que está pasando. Para poder construir un report que sea operativo, no es necesario que tenga una cantidad infinita de datos, simplemente intenta asegurarte de que responde a las siguientes preguntas:

1. ¿Tengo todos los KPIs que necesito para el proyecto?
2. ¿Puedo responder de un vistazo si vamos en el camino correcto?
3. ¿Los hitos del proyecto corresponden con el momento temporal en el que se encuentra el proyecto? Es decir, en el momento actual ¿hemos llegado al punto previsto?

Reuniones de seguimiento: organiza puntos de control con equipo y cliente para ir siguiendo el avance de los proyectos. En Flat 101 estamos muy familiarizados con las metodologías agile, por eso, una de las que te proponemos es la SCRUM, adaptándola a las necesidades y particularidades de tu proyecto. Algunas sesiones que te pueden ayudar son:

• Dailies: sesiones diarias de duración máxima de 15 minutos son muy recomendables para proyectos de desarrollo. Estas te permitirán actualizar el estado de las tareas y poner en común necesidades operativas del día para desbloquear posibles stoppers que puedan surgir.
• Weeklies: sesiones una vez a la semana, muy útiles para proyectos de CRO, Growth o proyectos de diseño, enfocadas en puesta en común y revisión de las diferentes tareas planificadas, la resolución de dudas, y lo más importante, la alineación de enfoques para cumplir con las expectativas del cliente.
  La duración de esta reunión debe definirse en base a la envergadura del proyecto, pero una duración habitual suele ser de 1 a 1:30 horas.

Consejo: analiza las necesidades para seleccionar la periodicidad más idónea de los puntos de control de tu proyecto. Recuerda, no hay dos proyectos iguales, pero las dailies son más recomendables para los de desarrollo y las weeklies para el resto de proyectos.

• Sesiones ad hoc: siempre que sea necesario haz una sesión para tratar temas concretos que detectes que se están atascando. Para garantizar que estas sesiones cumplen su objetivo, intenta llevar un guión que se centre en los siguientes puntos, según aplique:

1. ¿Qué quiero conseguir en esta sesión?
2. ¿Qué problemas tengo?
3. Posibles soluciones a abordar.
4. Tiempos estimados.
5. Listado de ideas concretas a debatir.
6. Siguientes pasos a abordar.

4: Herramientas de gestión para tu proyecto

Este cuarto punto se centra en las diferentes herramientas que vamos a utilizar para garantizar que el proyecto cumple las expectativas y plazos acordados en las fases iniciales de planificación del mismo. Son muchas las herramientas que tienes a tu disposición en las que poder apoyarte (Jira, Basecamp, Trello, Asana, Zoho…), elige la que mejor se ajuste a las necesidades de tu proyecto. A continuación, te dejamos algunas recomendaciones para puedas sacarle el máximo provecho:

Organiza según nivel de prioridad: es importante saber priorizar y, aunque normalmente se hace una planificación del conjunto de tareas que se van a realizar en un periodo determinado (semana, mes…), y estas son pactadas con el cliente, es bastante habitual que surjan nuevas tareas sobre la marcha. Esta priorización, te ayudará siempre a poder cumplir los tiempos de aquellas que tengan un mayor impacto.

Especifica tiempos concretos: de esta forma, el equipo de trabajo podrá organizarse y planificarse para poder cumplir las fechas de entrega acordadas.

Asigna siempre un responsable de la tarea en curso: para que en todo momento, todos los implicados en el proyecto tengan localizado en manos de quién se encuentra la tarea en esos momentos.

Detalla el estado de la tarea: para garantizar que el flujo de información sea el adecuado y, en caso de necesitar validaciones o información extra, se puedan gestionar de manera ágil.

Estructura correctamente la información: a todos nos gusta que los briefings sean lo más completos posibles, por lo que asegúrate de que la persona que recibe la información de la tarea, pueda entender al leerla lo que se espera de ella.

Consejo: adapta la metodología de trabajo a las particularidades de cada proyecto, buscando el modelo en el que la información se pueda transmitir de forma clara y que los stakeholders implicados puedan entenderlos de una manera correcta.

5: Proceso de gestión de la información

Como último de los puntos, pero no menos importante, es la forma en la que transmitimos y documentamos la información teniendo en cuenta tanto el qué, cómo, por qué y a quién se lo queremos comunicar. Aunque nos daría un post solo para hablar de este punto, te traemos algunos ejemplos que pueden serte útiles:

Confluence: Esta herramienta es ideal para poder llevar toda la documentación de un proyecto. Tiene una perfecta integración con otras herramientas de gestión como Trello o Jira y, además las diferentes opciones que ofrece a nivel de diseño y elementos que puedes insertar, hace que sea muy visual.

Dropbox / Drive: ambas plataformas nos permitirán tener un ecosistema de documentación de los proyectos compartidos y accesibles para todos los implicados del proyecto. Además, drive ofrece la posibilidad de crear unidades compartidas, en las que podrás integrar documentos editables de manera colaborativa por todos los miembros de la unidad.

Consejo: intenta construir el sistema que sea más compatible con las necesidades de tu proyecto y que te permita ir enlazando la información entre sí. Para la selección de herramientas de documentación, debes tener en cuenta los medios que tienes a tu alcance. Cada organización cuenta con su propio ecosistema de herramientas aprobadas a utilizar.

Con estos cinco puntos no te garantizamos el éxito de un proyecto, pero estamos seguros de que aplicándolos te ayudarán a conseguirlo. Si ves que a tu proyecto le falta alguno de ellos, desde el departamento de gestión de Flat 101 estaremos encantados de ayudarte a construirlo.