Retrospectivas, herramienta clave para la mejora continua en proyectos

Las retrospectivas son una poderosa herramienta para mejorar de manera continua, aumentando la eficacia de los equipos y la calidad de los proyectos. Conforme ganamos experiencia, podemos trabajar de manera conjunta para pulir aquellos aspectos que nos penalizan en el día a día y reforzar aquello que ya estamos haciendo bien.

En las metodologías ágiles, este evento se organiza periódicamente con el objetivo de analizar qué ha sucedido en el proyecto y poder detectar mejoras a trabajar.

• ¿Quién participa? Participa siempre el equipo operativo y el Scrum Master, aunque también puede asistir el Product Owner.
• ¿Cuánto dura? Es un evento que debería tener lugar al finalizar cada sprint, con una duración máxima de 3 horas para un sprint de un mes, y proporcionalmente inferior si el sprint dura menos.
• ¿Dónde se realiza? Lo ideal es poder realizar las retrospectivas de manera presencial, ya que el contacto con el resto del equipo ayuda a fortalecer los lazos entre las personas. La comunicación es más fluida, la transmisión de información es más efectiva (se minimiza cualquier tipo de malentendido) y, sin duda, se fomenta mucho más la participación. No obstante, es muy habitual mantener retrospectivas online por videollamada. Para ello, podemos emplear herramientas como Figma o Miro, que son colaborativas y muy visuales.

Claves para realizar una retrospectiva con éxito

Para organizar retrospectivas exitosas, una de las claves es la transparencia. Es importante ofrecer un espacio adecuado en el que se establezca un ambiente de confianza, donde todos los participantes tengan claro que el objetivo es compartir su experiencia para aprender juntos de ella.

Todos los participantes deben acudir con la mente abierta para contribuir de forma activa a la mejora del proyecto, sin miedo a sentirse juzgados o señalados. No se trata de buscar culpables, sino de buscar soluciones. El Scrum Master tiene un papel fundamental en que esto suceda y en que la sesión se desarrolle de la mejor forma posible.

Etapas de una retrospectiva

El responsable de la retrospectiva o Scrum Master debe preparar adecuadamente el terreno para que la sesión sea provechosa y se alcancen los objetivos de la misma. Para ello, existen cinco etapas clave que se deben mantener para tener éxito:

1. Preparar el escenario. En esta primera fase se busca fomentar la participación. Podemos proponer alguna actividad para romper el hielo y que aumente la implicación del equipo creando un ambiente más distendido y de mayor confianza.
2. Recopilar datos. Se busca que el equipo comparta lo sucedido en el sprint, tanto a nivel de tareas, procesos o resultados obtenidos, como a nivel emocional, es decir, cómo se ha sentido, qué obstáculos han encontrado, etc.
3. Reflexionar. En este punto se trabajan todos los éxitos y fracasos que se han experimentado, analizando a qué se han debido.
4. Decidir qué hacer. El objetivo de este bloque es diseñar un plan de acción para aplicar mejoras en el proyecto.
5. Cerrar la retrospectiva. Agradecimientos y despedida.

El punto 4 es crítico, ya que uno de los problemas más frecuentes con los que tenemos que lidiar es que no se pongan en práctica los insights recogidos en la retrospectiva.

Para evitar que esto suceda, es importante documentar el plan de acción acordado en la sesión y asignar responsables de cada uno de los puntos de mejora. Se recomienda asignar una prioridad a cada mejora para poder identificar aquellos quick wins que van a aportar un cambio sustancial al proyecto. De hecho, estas tareas se pueden añadir al siguiente Sprint Backlog para ponerlas en marcha cuanto antes.

Técnicas de retrospectiva

Para dinamizar una retrospectiva, podemos emplear diferentes técnicas que nos ayudarán a establecer los elementos sobre los que ahondar en la sesión. Algunas de las dinámicas más conocidas son:

• Starfish. Los campos a completar en esta estrella de mar son “Stop doing”, “Start doing”, “Do less”, “Do more” y “Keep doing”.
• The 4L’s. Las L’s provienen del inglés y se corresponden con “Liked” para aquello que nos gustó, “Learned” para aquello que aprendimos, “Lacked” para aquello que nos faltó y “Longed for” para aquello que nos hubiera gustado tener.
• Start, Stop, Continue. El equipo expone lo que le gustaría empezar a hacer, dejar de hacer y seguir haciendo en el proyecto.
• Glad, Sad, Mad. El equipo identifica aquellas cosas que le alegran, que le entristecen y que le hacen sentir frustrado en el proyecto.
• 5 Whys. Para llegar a la raíz de un problema se pregunta “por qué” hasta cinco veces, de manera que se pueda profundizar cada vez más en las razones subyacentes del problema.
• Sailboat. Se dibuja un escenario en el que el barco tiene que llevar al equipo a una isla, que es la meta. El objetivo es que lleguen sanos y salvos. El viento ayuda a llegar, por lo que incluirá insights positivos. Las anclas paran el barco, por lo que incluirá los obstáculos. Y las rocas son aquellos riesgos que pueden hacer naufragar el proyecto.

No obstante, si queremos probar técnicas nuevas, tanto en Figma como en Miro, tenemos acceso a un amplio catálogo de plantillas con ideas innovadoras para aplicar en nuestras retrospectivas.

También es interesante echar un vistazo a las diferentes técnicas para romper el hielo y crear un ambiente más distendido en la sesión. Podemos animar a los participantes a poner un título de una película o de una canción al último sprint o a elegir un animal que se identifique con el desempeño del último sprint. También podemos llevarlo a un plano todavía más personal e invitarles a jugar a compartir tres datos de su vida, de los cuales dos son verdad y uno es mentira, para que el resto trate de descubrir el engaño. Las posibilidades son infinitas y el cambio que se produce en el ánimo del equipo es palpable desde el principio.

FigJam: cómo sacar el máximo partido a las retrospectivas online

Para las retrospectivas en remoto, en Flat 101 nos gusta usar FigJam. Es una herramienta muy versátil que nos permite dirigir estas sesiones de una forma divertida y dinámica. A continuación, te contamos algunas de las posibilidades más interesantes que incluye:

AI Generate: como en cualquier otra aplicación de inteligencia artificial, podemos introducir prompts para crear tableros con distintos objetivos. Solo con usar los tips sugeridos, como “Team retro” y las sucesivas sugerencias como “agenda” o “ice breaker”, FigJam es capaz de generar en cuestión de segundos un tablero a la medida de tus necesidades. Esta herramienta está todavía en fase beta, pero prometen implementar nuevas funcionalidades e ir mejorando la experiencia de los usuarios.

Templates: FigJam pone a nuestra disposición infinidad de plantillas para ayudarnos a ahorrar tiempo. Podemos escoger entre las recomendadas que ha generado la herramienta o bien acceder a la Comunidad de Figma donde miles de creadores comparten sus diseños. Podemos introducir el término “retrospective” en el buscador, aplicar el filtro “free” y acceder a un montón de plantillas de uso libre para nuestras sesiones de equipo.

Widgets: estas funcionalidades extra nos permiten integrar nuevas opciones para trabajar, participar y visualizar en Figma. Dos de las más utilizadas para dinamizar las retrospectivas son “Simple vote”, que nos permite configurar votaciones anónimas, y “Photo Boot”, que ayuda a romper el hielo cuando todos los participantes tienen que dejar un recuerdo gráfico en el tablero.

Timer: FigJam incorpora un útil temporizador para establecer bloques de trabajo y que todos los participantes sepan el tiempo restante que tienen disponible. Además, no se queda ahí, sino que también incorpora:

• Un selector de música para dar ambiente durante el bloque temporal de la sesión y que no se instale un silencio incómodo, si no es lo que quieres.
• Un sistema de votaciones que nos permite configurar el número de votos admitidos en la sesión, lo que limitará el número de veces que se puede utilizar la herramienta stamp (sellos). En la barra de herramientas inferior, el icono del sello aparecerá resaltado, indicando a todos los participantes los votos restantes de los que pueden hacer uso. Cuando la sesión finalice, podremos ver los resultados de las votaciones.

Sticky notes: las notas son la base de las retrospectivas ya que en ellas pondremos todas nuestras ideas y pensamientos sobre el proyecto. Podemos determinar que cada participante use notas de un color diferente para diferenciarlos fácilmente o que el color identifique distintas temáticas o bloques de trabajo. Para mayor comodidad, usa el atajo “S” para añadir una nueva nota y utiliza los botones sugeridos “+” para añadir más notas de una forma organizada.
Stickers: cuando los sellos se emplean para votar, los stickers se convierten en un aliado para añadir diversión a las sesiones.

En Flat 101 somos especialistas certificados en metodologías agile y nos encargamos de liderar las retrospectivas en los proyectos de una forma profesional y dinámica. Nuestro objetivo siempre es ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes y una forma de conseguirlo es aprendiendo a ser mejores cada día. Gracias a estos eventos, todo el equipo contribuye a que esto se convierta en una realidad.